成都會議活動策劃如何確定會期的長短

會期是指整個會議活動所需要的時間的長短。會期主要根據(jù)會議活動的議程長短而定，分半天、兩天、三天、五天不等。

“會期適中”是指會期安排能夠滿足完成所有議程的要求，不拖沓也不緊張；同時還指每次集會應(yīng)有時間限制，最佳的時間范圍是在2個小時內(nèi)，若超過這個時限，應(yīng)安排會間休息。通常活動策劃人員需要根據(jù)以下要素來決定會期的長短。

一是看議題準(zhǔn)備的是多還是少。議題較多時，會期安排長些；議題準(zhǔn)備的較少時，會期安排短些。當(dāng)然除了特殊會議之外。一般一次會議的議題應(yīng)當(dāng)安排適宜以確保與會人員能夠充分討論和發(fā)表意見，同時也確保能夠高效率地利用時間來充分解決問題。

安排會議的議題有如下技巧。

一個主要議題和一兩個小議題搭配安排，可以將同類性質(zhì)的議題同時提交一次會議討論。

可以適當(dāng)?shù)陌才乓恍h活動的備選議題，方便大家在會議進(jìn)展順利、時間充裕的情況下，使會議進(jìn)一步討論二是看議程的簡繁。不同性質(zhì)的會議活動其會議程序也不同。議程的簡單或者復(fù)雜也會影響會期的長短，必須納入考慮范圍。

三是考慮松緊適度。會議的議程和日程最好不要安排得過密過緊，但也不要拖沓散漫，必須靈活安排，同時還要注意預(yù)留一點時間，以應(yīng)對臨時狀況或特殊情況。

商定了會議時間又確定了會期長短后，成都會議活動策劃人員才便于安排落實具體的會議日程，同時也便于在會議通知中寫明，使跟活動策劃人員能有計劃地安排、協(xié)調(diào)好其間的工作。